Descripción general: Esta norma de competencia laboral establece las habilidades, el conocimiento y la comprensión esenciales para el personal de seguridad y vigilancia privada que presta servicios a proveedores de seguridad y prevención de pérdidas en el ámbito del control de acceso, permanencia y salida de las instalaciones. Su objetivo es capacitar al individuo para gestionar de manera efectiva el flujo de personas y vehículos, autorizados y no autorizados, dentro y fuera de un recinto, así como supervisar la permanencia de personas en su interior. Abarca tanto el control de accesos y salidas autorizadas como la respuesta adecuada ante situaciones de acceso y salida no autorizados. Asimismo, integra la capacidad de controlar la permanencia de personas dentro de las instalaciones. Este estándar reconoce que el control de acceso es una habilidad fundamental para los proveedores de servicios de seguridad y prevención de pérdidas. Está dirigido específicamente a este personal, incluyendo roles como Oficial de seguridad, Gerente de seguridad, Ocupaciones de seguridad elementales, y Ocupaciones elementales.
Actividades: Para lograr esta competencia, el personal de seguridad debe ser capaz de llevar a cabo las siguientes actividades clave:
- Controlar accesos y salidas autorizadas de las instalaciones.
- Responder al acceso y salida no autorizados de las instalaciones.
- Controlar la permanencia de personas dentro de las instalaciones.
Criterio de desempeño: Para demostrar un desempeño competente en el control de acceso, permanencia y salida de las instalaciones, usted debe ser capaz de:
- Saludar con prontitud y cortesía a todas las personas que deseen entrar en las instalaciones y confirmar el propósito de su visita.
- Confirmar la identidad de todas las personas que deseen ingresar, verificar que tengan la autorización requerida y su anfitrión designado.
- Admitir a todas las personas autorizadas en las instalaciones de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de la organización.
- Notificar de inmediato al anfitrión designado y asegurarse de que todas las personas sean dirigidas o escoltadas a su ubicación.
- Tomar las medidas adecuadas de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos aprobados por la organización cuando alguien intente acceder sin la debida identificación.
- Informar con prontitud a la persona adecuada sobre cualquier incumplimiento del procedimiento donde alguien que solicita acceso no cumple con los requisitos de entrada.
- Mantener la seguridad de las claves y la información del sitio siguiendo las instrucciones, procedimientos y pautas de su organización.
- Completar los registros requeridos relacionados con el acceso y la salida de forma precisa, legible y dentro de los tiempos estipulados. Esto incluye asegurar que se diligencien y completen los documentos de acuerdo con los procedimientos, identificar y completar la documentación esencial de su función con precisión, en un formato adecuado, y asegurar que el documento final cumpla los requisitos.
- Mantener su propia salud, seguridad y bienestar mientras responde a un acceso no autorizado.
- Reconocer si existen indicios de que se ha producido un acceso no autorizado a las instalaciones.
- Responder de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de su organización para enfrentar una entrada no autorizada.
- Abordar adecuadamente a las personas sospechosas de entrada no autorizada.
- Solicitar ayuda a las personas adecuadas cuando la necesite (compañeros, centro de operaciones, autoridades).
- Asegurarse de que cualquier daño que pueda suponer un riesgo para la seguridad y la salud sea reportado y mejorado tan pronto como sea posible y de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de la organización.
- Completar el informe del incidente de forma precisa, legible y dentro de los tiempos requeridos.
- Controlar los tiempos de personal de servicio en el interior de las instalaciones.
- Verificar que a la apertura y cierre de las instalaciones, no se encuentren personas sin la debida autorización, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de la organización.
- Abordar adecuadamente a las personas sospechosas de permanencia no autorizada.
- Informar con prontitud a la persona adecuada, de cualquier presencia no autorizada.
- Completar el informe del incidente de forma precisa, legible y dentro de los tiempos requeridos.
- Aplicar procedimientos y protocolos de seguridad personal y operacional de acuerdo con las instrucciones y políticas de la organización.
- Utilizar juicio profesional y habilidades de resolución de situaciones para desalentar o abordar comportamientos adversos antes de que escalen.
- Monitorear su entorno para reconocer rápidamente indicaciones de riesgo o comportamiento adverso.
- Mantener la seguridad y confidencialidad de la información relevante.
- Identificar y reportar fallas o mal funcionamiento de equipos o sistemas de seguridad que puedan afectar la seguridad personal.
Conocimiento y comprensión / Conocimientos Requeridos: Para desempeñarse competentemente en esta norma, usted necesita saber y entender:
- Requisitos legales y organizativos:
- Legislación vigente pertinente (incluyendo protección de datos), reglamentos, códigos de práctica y directrices relacionadas con el control de acceso, permanencia y salida de empleados y visitantes, acceso no autorizado, lidiar con incidentes de seguridad, derecho penal y civil, recopilación, almacenamiento y mantenimiento de información, uso de sistemas de videovigilancia, conservación de datos grabados, seguridad personal, salud y seguridad laboral, manejo de información, y uso de la fuerza cuando aplique. También es crucial el conocimiento de los requisitos legales y organizativos relativos a la provisión de seguridad en general.
- Las instrucciones, normas, procedimientos y políticas específicas de su organización relacionadas con el control de acceso y salida, el manejo de amenazas, emergencias (incluyendo evacuación), infracciones reales o potenciales de la ley, lidiar con acceso no autorizado, procedimientos para tratar con empleados que han perdido su pase o se niegan a cumplir, autocuidado, seguridad personal, respuesta a emergencias, manejo de incidentes y gestión de información.
- Procedimientos operativos específicos:
- Sus instrucciones para controlar todos los sistemas de pases o credenciales de acceso y salida de las instalaciones.
- Qué hacer en caso de pérdida o robo de identificación u otros pases/credenciales.
- El procedimiento para tratar con empleados que han perdido su pase o identificación, o se niegan a cumplir con las instrucciones y políticas de su organización.
- Sus instrucciones para hacer frente al acceso no autorizado a las instalaciones.
- Conocimiento de las instalaciones:
- La distribución y geografía de las instalaciones donde proporciona el servicio de seguridad.
- La ubicación y cobertura del equipo sensor que monitorea la seguridad.
- El diseño y la geografía de los lugares donde brinda seguridad (aplicable si patrulla).
- El área de cobertura de cada cámara que utilice (si monitorea CCTV).
- Identificación y verificación:
- Los tipos de documentos de identidad y otros documentos de autoridad que debe verificar.
- Cómo reconocer documentos de acceso no válidos.
- Habilidades interpersonales y comunicación:
- Habilidades interpersonales y cómo usarlas para mantener la buena voluntad y promover una imagen profesional.
- La importancia de la comunicación efectiva y las habilidades interpersonales para gestionar situaciones e interactuar con personas (incluyendo comportamiento adverso).
- Cómo reconocer y difundir conductas agresivas o abusivas (si aplica al rol).
- Límites de autoridad y responsabilidad:
- Las limitaciones asociadas de su autoridad al controlar el acceso y la salida del personal.
- La limitación de su autoridad y responsabilidad al acompañar o dirigir personal dentro de las instalaciones.
- Qué acciones podría tomar para hacer frente al acceso no autorizado, y por lo tanto, los límites de su responsabilidad, autoridad y competencia.
- Los requisitos y límites de su responsabilidad y autoridad cuando patrullando sus áreas designadas (si aplica al rol).
- Sus límites de responsabilidad, autoridad y competencia para ocuparse de la seguridad en general.
- Registro e información:
- Qué detalles debe registrar y cómo deben registrarse.
- Cómo mantener seguros los registros para usarlos como evidencia.
- Cómo transmitir detalles a las personas relevantes y qué información darles relacionada con violaciones o amenazas.
- Qué detalles de acceso y salida no autorizados debe registrar.
- A quién y cómo debe informar el acceso no autorizado.
- Cómo registrar información precisa y completa de incidentes o situaciones relevantes.
- Cómo mantener la seguridad y confidencialidad de dichos registros.
- Legislación, políticas, procedimientos, códigos de práctica, normas y directrices vigentes en relación con la recopilación, presentación, retención, registro y difusión de pruebas e información, así como el intercambio y seguridad de datos y sistemas.
- Por qué es importante mantener la seguridad y confidencialidad de la información registrada.
- Riesgos y amenazas:
- Cómo reconocer comportamientos sospechosos.
- Cómo identificar y evaluar diferentes tipos de riesgos y amenazas a la seguridad personal, incluyendo riesgos operacionales, situacionales y relacionados con terceros.
- Los tipos y fuentes de riesgos para la seguridad y la protección que usted podría establecer y cómo lidiar con ellas (si aplica).
- Indicaciones de acceso no autorizado: activación de alarma, signos de entrada forzada, escaleras u otras ayudas para trepar, luces o sonidos inusuales, daños a puertas exteriores, ventanas o barreras perimetrales.
- Emergencias y ayuda:
- Números de teléfono internos o dónde encontrarlos para casos de emergencia.
- Cuándo y dónde obtener ayuda adecuada cuando la necesite (compañeros, centro de operaciones, autoridades).
- Cómo contactar a las personas que harían reparaciones de emergencia.
- Tecnología y equipos:
- Funciones y principios operativos de los sistemas de seguridad y protección que monitorea (si aplica).
- Cómo asegurarse de que los sistemas de seguridad y protección y los equipos funcionan correctamente y qué hacer si no lo están.
- Cómo y por qué se deben informar y registrar las averías del sistema, y las implicaciones si no lo hace.
- Los tipos de equipos de seguridad y protección que debe comprobar (si aplica).
- Si monitorea CCTV: cómo ajustar y utilizar su equipo y los controles del sistema para obtener el mejor rendimiento, la terminología utilizada con los sistemas de video vigilancia.
- Autocuidado y bienestar:
- Cómo cuidar su bienestar físico y mental en un entorno de trabajo potencialmente estresante.
Alcance/rango / Rango de Aplicación: Esta norma se aplica a una amplia gama de situaciones y contextos dentro del control de acceso, permanencia y salida de las instalaciones, incluyendo, pero no limitándose a:
- Infracciones: Negativa a mostrar el pase, pase extraviado u olvidado, utilizar un pase de otra persona.
- Documentación de identificación: Tarjetas de identificación, pases temporales/credenciales de acceso temporales, permisos de trabajo, cartas de autoridad.
- Horarios de acceso y salida: Horario laboral normal, fuera del horario laboral habitual.
- Visitantes que son: Vendedores, repartidores, personas reparadoras/personal de mantenimiento, personas de servicios públicos, contratistas, empleados externos.
- Incidencias con visitantes: Quejas, visitantes agresivos o abusivos, no cumplir con los requisitos de entrada.
- Documentación: Registro de visitantes, pases de visitante, informes de incidentes, registros, registro de incidentes, instrucciones de tarea.
- Indicaciones de acceso no autorizado: Activación de alarma, signos de entrada forzada, escaleras u otras ayudas para trepar, luces o sonidos inusuales.
- Ayuda de: Sus colegas, policía, otras autoridades/organismos adecuados.
- Daños a: Puertas exteriores, ventanas, barreras perimetrales.
- Acciones que podrías tomar: Directamente usted mismo, informar a la persona u organización relevante. Abordar personas sospechosas.
- Interacción con personas: Clientes, colegas, autoridades, público en general, individuos con comportamiento adverso o sospechoso, personas bajo protección (protegidos).
- Manejo de información: Recopilación, registro, almacenamiento, confidencialidad y transmisión de información relevante para la seguridad.
- Uso de equipos: Sistemas de seguridad (CCTV, alarmas), equipos de protección personal (si aplican), equipos de comunicación, equipos de registro.
Requisitos operativos: La efectiva implementación de esta norma en el ámbito operativo de la seguridad requiere una base sólida en planificación, procedimientos, equipamiento y gestión de la información, coordinada adecuadamente:
- Planificación Operativa: Toda operación de seguridad debe planificarse para evitar que las situaciones escalen. Esto incluye la evaluación previa de riesgos, formación y equipamiento adecuado. Si bien la planificación detallada puede ser responsabilidad de la gerencia o supervisión, el personal operativo debe comprender los planes.
- Procedimientos y Políticas: Se deben definir y aplicar procedimientos y políticas internas claras basadas en la legislación vigente y los estándares. Esto incluye procedimientos para todas las situaciones posibles. El personal debe seguir las instrucciones, normas, procedimientos y políticas de la organización. Se deben seguir los Procedimientos Operativos Estándar (POE).
- Equipamiento Adecuado: Asegurar que el personal cuente con el equipamiento de seguridad y comunicación necesario y adecuado a las circunstancias. Esto puede incluir equipos de protección personal, dispositivos de comunicación, herramientas para el registro de información, sistemas de identificación, y herramientas de verificación, y garantizar que el personal esté formado en su uso.
- Gestión de la Información: Implementar sistemas para el registro, almacenamiento y gestión segura de la información relacionada con accesos, incidentes y riesgos, garantizando la confidencialidad y el acceso controlado. Los registros deben ser precisos, legibles y completados a tiempo.
- Coordinación: Es fundamental mantener la comunicación y coordinación con colegas, el centro de operaciones y las autoridades pertinentes según sea necesario. La estrategia de despliegue debe tener en cuenta la disponibilidad y coordinación con las fuerzas de seguridad pública.
- Instrucciones y Directrices: El personal debe operar de acuerdo con las instrucciones y directrices recibidas.
Supervisión y rendición de cuentas: La supervisión y rendición de cuentas son fundamentales para asegurar la correcta aplicación de la norma y fomentar la mejora continua:
- Vigilancia y Supervisión Continua: El desempeño del personal debe ser vigilado constantemente para garantizar una conducta profesional y correcta. Las operaciones, especialmente aquellas que puedan requerir el uso de la fuerza (aunque en acceso control es defensivo y limitado), deben someterse a supervisión estricta.
- Investigación de Incidentes: Todos los incidentes relevantes para la seguridad, incluyendo aquellos relacionados con el control de acceso, permanencia o salida, deben ser investigados de manera rápida e imparcial para determinar sus causas y establecer medidas preventivas y correctivas. Esto contribuye a evitar la impunidad.
- Mecanismos de Rendición de Cuentas: Deben definirse responsabilidades claras y mecanismos de rendición de cuentas desde el personal operativo hasta la gerencia. Deben existir consecuencias claras para el incumplimiento de los estándares, así como reconocimiento para la adherencia y la identificación proactiva de riesgos. Los directivos son responsables de rendir cuentas en caso de fallas en la supervisión. El sistema judicial debe ser capaz de exigir responsabilidades en caso de infracción.
- Registros Escritos: Para garantizar la rendición de cuentas, todos los procedimientos, órdenes e informes deben quedar registrados por escrito. Los registros de incidentes y violaciones deben conservarse para estar disponibles para personas autorizadas.
- Auditorías y Revisiones: Realizar auditorías periódicas de los procedimientos y el desempeño en seguridad personal y control de acceso para identificar áreas de mejora.
Recomendaciones: Basado en la experiencia en el ámbito de las competencias laborales y la seguridad, se formulan las siguientes recomendaciones para facilitar la implementación y el desarrollo de esta norma:
- Formación Inicial y Continua: Garantizar programas de formación rigurosos y actualizados en control de acceso, permanencia y salida que abarquen los conocimientos y habilidades definidos en esta norma. La formación debe incluir manejo de situaciones, técnicas de comunicación (incluyendo desescalada), verificación de identidad y documentos, procedimientos específicos de la instalación, uso del equipamiento pertinente, registro de incidentes y manejo de información. La formación debe ser tanto teórica como práctica.
- Recursos y Herramientas: Proporcionar al personal manuales claros, guías de procedimiento, acceso a herramientas tecnológicas (como software de gestión de incidentes o sistemas de control de acceso/videovigilancia) que apoyen la aplicación de la norma en la práctica.
- Cultura Organizacional: Fomentar una cultura organizacional que valore proactivamente la seguridad, el cumplimiento de procedimientos y la importancia del rol de control de acceso. Promover la comunicación abierta sobre riesgos, el reporte sin temor a represalias y el apoyo mutuo entre colegas y supervisores.
- Apoyo Psicológico: Considerar la provisión de acceso a apoyo psicológico, dada la naturaleza potencialmente estresante de interactuar con personas en situaciones de conflicto o no conformidad.
- Marcos Regulatorios y Procedimientos Internos Claros: Establecer y mantener un marco regulatorio claro que guíe las acciones del personal. Definir procedimientos internos claros y basados en la ley y los estándares.
- Condiciones de Trabajo Seguras: Garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable, proporcionando la formación y el equipamiento adecuados a las circunstancias.
Glosario: Para una comprensión precisa de los términos utilizados en esta norma:
- Acceso No Autorizado: Intento de entrada a instalaciones por parte de personas que no poseen la identificación o permiso requerido.
- Permanencia No Autorizada: Permanencia de personas dentro de las instalaciones sin la debida autorización, especialmente fuera de horarios o áreas designadas.
- Activo: Objeto, persona, información o propiedad del cliente que requiere protección de seguridad.
- Amenaza: Posible causa de un incidente no deseado, que puede resultar en daño a un sistema u organización.
- Riesgo: El efecto de la incertidumbre sobre los objetivos; la probabilidad de que una amenaza explote una vulnerabilidad.
- Partes Interesadas: Individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, ser afectados, o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad u resultado.
- Incidente: Evento que resulta en daño o pérdida, o que tiene el potencial de hacerlo.
- Información Confidencial: Información cuyo acceso debe ser restringido a personas autorizadas debido a su naturaleza sensible o por requisitos legales/organizacionales.
- Límites de Autoridad y Responsabilidad: Las acciones y decisiones que el personal está legal y organizacionalmente autorizado a tomar y las obligaciones inherentes a su rol.
- Procedimientos Operativos Estándar (POE): Conjunto detallado de instrucciones paso a paso para realizar una tarea o responder a una situación específica.
- Procedimientos: Conjunto establecido de instrucciones para realizar una operación o actividad.
- Políticas: Principios o protocolos adoptados por una organización para guiar sus decisiones y lograr resultados racionales.
- Reglamentos: Normas o reglas hechas y mantenidas por una autoridad.
- Legislación: Leyes promulgadas por un órgano legislativo.
- Directrices: Recomendaciones o consejos que indican cómo debe hacerse algo de la mejor manera.
