La gestión documental es el conjunto de procesos y actividades que se llevan a cabo para la creación, captura, organización, almacenamiento, uso y disposición de los documentos de una academia.
Programas de gestión documental
Las academias de seguridad deben elaborar programas de gestión documental, que deben contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. Estos programas deben observar los principios y procesos archivísticos, que son los siguientes:
Principio de procedencia: los documentos deben conservarse en el archivo donde se crearon o recibieron.
Principio de orden: los documentos deben organizarse de manera lógica y coherente.
Principio de autenticidad: los documentos deben conservarse en su estado original.
Principio de integridad: los documentos deben conservarse completos y sin alteraciones.
Procesos archivísticos
Los procesos archivísticos son los siguientes:
Producción o recepción: es el proceso de creación o recepción de los documentos.
Distribución: es el proceso de traslado de los documentos a los espacios fisicos o digitales que los necesitan.
Consulta: es el proceso de acceso a los documentos por parte de los usuarios.
Organización: es el proceso de clasificación, ordenación y descripción de los documentos.
Recuperación: es el proceso de localización de los documentos que se necesitan.
Disposición final: es el proceso de eliminación o conservación de los documentos.
Formación de archivos
Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:
Archivo de gestión: es el archivo donde se conservan los documentos que están en uso.
Archivo central: es el archivo donde se conservan los documentos que han dejado de estar en uso en las oficinas productoras.
Archivo histórico: es el archivo donde se conservan los documentos que tienen un valor histórico.
Obligatoriedad de las tablas de retención
Las academias deben elaborar y adoptar tablas de retención documental, que son instrumentos que determinan el tiempo que deben conservarse los documentos.
Acceso y consulta de los documentos
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, siempre que no tengan carácter reservado. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.
Salida de documentos
Sólo por motivos legales las academias podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan, siempre que se tomen medidas para garantizar su integridad, seguridad y conservación.
Importancia de la gestión documental
La gestión documental es importante para las entidades públicas por las siguientes razones:
Garantiza la conservación de la información: Los documentos son la memoria de las entidades públicas, y la gestión documental ayuda a conservarlos de manera adecuada para que puedan ser consultados en el futuro.
Optimiza los procesos administrativos: La gestión documental ayuda a organizar y gestionar la información de manera eficiente, lo que puede contribuir a mejorar la productividad de las entidades públicas.
Protege los derechos de las personas: La gestión documental ayuda a proteger los derechos de las personas, al garantizar que la información se conserve de manera segura y confidencial.
La gestión documental es un proceso fundamental para las academias. Un sistema de gestión documental bien implementado puede ayudar conservar su información de manera adecuada, optimizar sus procesos administrativos y proteger los derechos de las personas.
